Des projets réels, des gains mesurés

Une cinquantaine de factures fournisseurs arrivaient chaque jour, par e-mail et par courrier. Elles étaient imprimées, saisies ligne à ligne dans le logiciel comptable, rapprochées manuellement des bons de commande, puis classées dans des dossiers papier. Les erreurs de saisie provoquaient des litiges fournisseurs et des retards de paiement pénalisés.

Les factures reçues sont lues automatiquement par un modèle d'intelligence artificielle qui extrait le fournisseur, le numéro, la base hors taxes, la TVA et les lignes. Chaque facture est rapprochée du bon de commande correspondant et pré-imputée sur le bon compte. Seuls les écarts et les cas ambigus sont soumis à validation humaine.

Quarante-quatre factures sur quarante-huit passent sans aucune intervention. Le comptable consacre désormais son temps à l'analyse des marges plutôt qu'à la frappe, et les escomptes pour paiement rapide sont de nouveau obtenus.

Les demandes arrivaient par le site, par téléphone, par e-mail et par les réseaux sociaux, sans jamais être centralisées. Les échanges téléphoniques ne laissaient aucune trace écrite. Les relances dépendaient de la mémoire des commerciaux, et personne ne savait quelle campagne rapportait réellement des clients.

Les quatre canaux alimentent une base unique. Chaque nouveau prospect reçoit une réponse en moins de deux minutes, avec une proposition de créneau. Un scénario de relance réparti sur 21 jours se déclenche ensuite, et s'interrompt automatiquement à la première réponse. Un tableau de bord hebdomadaire indique l'origine des demandes et le taux de conversion par source.

Le nombre de prospects effectivement recontactés a triplé à effectif constant. L'agence a également pu arrêter deux campagnes publicitaires dont elle a découvert qu'elles ne généraient aucun mandat.